葬儀社の繁忙期はいつ?集客準備と人員の考え方
この記事の要点
- 繁忙期は冬場に集中しやすいが地域や年によって差があり一律ではない
- 人員体制とホームページの情報整備を閑散期のうちに進めておく必要がある
- 事前相談会は目的を伏せずはじめから案内する進め方が望ましい
葬儀社の繁忙期はいつ起こりやすいか
葬儀社の繁忙期は、一般に気温が大きく下がる冬場に集中しやすいといわれています。これは寒さが体調に影響しやすい高齢者が多いことと関係すると考えられますが、地域や年によって波があり、必ずこの時期に集中すると言い切れるものではありません。
繁忙期の捉え方は会社ごとに異なります。式件数が増える時期を繁忙期と呼ぶ会社もあれば、問い合わせ件数や事前相談の申し込みが増える時期を指す会社もあります。まずは自社の過去の記録を振り返り、どの月に依頼や問い合わせが増えているかを確認することが、繁忙期対策の出発点になります。
季節による波の背景
冬場に件数が増えやすい背景には、気温差による体調の変化が関わっていると考えられています。一方で、地域の気候や高齢者人口の構成、近隣の医療・介護施設の状況によっても波は変わります。沿岸部と内陸部、都市部と郊外でも傾向が異なることがあり、自社のエリアに当てはめて考える必要があります。
また、盆や彼岸などの時期は式件数そのものよりも、法要や事前相談の問い合わせが増えやすい時期として捉えている会社もあります。繁忙期という言葉がどの業務を指しているかによって、準備すべき内容も変わってきます。
繁忙期前に確認しておきたいこと
繁忙期が近づく前に準備しておくべきことは、大きく分けて人員体制とホームページ・問い合わせ対応の二つです。
人員体制の見直し
式件数が増える時期は、式場スタッフだけでなく、電話対応や事前相談の窓口業務も立て込みやすくなります。次のような点を事前に確認しておくと、当日になって慌てる場面を減らせます。
- 繁忙期に休暇を取得しやすいスタッフと、出勤を増やせるスタッフを事前に把握しておく
- 夜間や早朝の問い合わせに対応できる体制があるか確認する
- 外部の協力会社(霊柩車・返礼品・供花など)との連絡体制を事前に整えておく
- スタッフ一人あたりの対応件数が無理のない範囲に収まっているか振り返る
人員体制を整えないまま繁忙期に入ると、スタッフの疲労が蓄積し、接客の質が落ちてしまうことがあります。遺族への対応が丁寧さを欠いてしまうと、その後の紹介や評判に影響することも考えられるため、無理のない体制づくりが欠かせません。
ホームページと問い合わせ対応の見直し
繁忙期は、電話が鳴り続けて対応しきれない時間帯が生じることもあります。そうした時間帯にホームページが果たす役割は小さくありません。料金体系や式場の案内、事前相談の申し込み方法が整理されたページがあれば、電話がつながらない間も情報を得てもらえます。
ホームページの記事作りを通じて、事前相談や会員制度についての案内を普段から発信しておくと、繁忙期に入る前の段階で検討を進めてもらいやすくなります。ただし、記事を用意したからといって必ず問い合わせが増えるとは限らず、地域や内容によって結果は変わります。
費用の案内をホームページに掲載する場合は、基本料金に含まれる内容と、式場の広さや搬送距離などで追加になる条件を分けて示すことが大切です。表示の仕方によっては誤解を招く可能性もあるため、実際の表示方法に迷う場合は消費者庁の案内で確かめることをおすすめします。
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無料で記事を作る →繁忙期にありがちな失敗例
繁忙期の対応でつまずきやすい点として、次のようなケースが挙げられます。
- 電話対応に追われ、事前相談の問い合わせへの返信が後回しになり、他社に相談先を変えられてしまうケース
- スタッフの休暇調整が直前になり、繁忙期の後半で人手が足りなくなるケース
- 繁忙期用の臨時スタッフへの引き継ぎが不十分で、料金案内の説明にばらつきが出てしまうケース
- ホームページの情報が古いままで、実際の料金や式場の空き状況と食い違いが生じるケース
こうした失敗は、繁忙期に入ってから対応しようとすると間に合わないことが多く、落ち着いている時期にこそ準備しておく必要があります。
閑散期の過ごし方との関係
繁忙期の対応を考えるうえで、閑散期の使い方も合わせて見直しておきたいところです。件数が落ち着いている時期は、スタッフ研修やホームページの記事作り、事前相談会の準備などに時間を割きやすくなります。
事前相談会を開く場合は、案内のチラシや告知の段階で、葬儀社が開く催しであることと、希望する方には事前相談や会員制度の案内もあることをはじめから伝えておくことが望ましいとされています。目的を伏せたまま人を集める進め方は、後の信頼関係に影響することがあります。
繁忙期と閑散期の波は、地域の人口構成や近隣の施設の状況によって会社ごとに異なります。自社の過去の記録を振り返りながら、無理のない体制と情報発信の両方を整えていくことが、長く安定した経営につながると考えられます。集客の結果は地域や業種、取り組み方によって変わるものであり、特定の方法が必ず成果につながると約束するものではありません。
広告やポータルサイトへの掲載と、自社のホームページでの情報発信は、それぞれ役割が異なります。広告は短期的な露出を広げる手段として、ホームページの記事は普段から検討している方に情報を届ける手段として、両方をバランスよく使うことが現実的な進め方といえるでしょう。
費用表示や広告の表現に不安がある場合は、消費者庁の案内で確認しておくと安心です。
よくある質問
- Q. 葬儀社の繁忙期はいつ頃ですか
- A. 気温が下がる冬場に件数が増えやすいといわれていますが、地域や年によって差があり、自社の過去の記録を確認することが確実な方法です。
- Q. 繁忙期に向けてどんな準備が必要ですか
- A. スタッフの休暇調整や協力会社との連絡体制の確認、ホームページの料金案内や問い合わせ対応の整備などを、落ち着いている時期から進めておくことが望ましいです。
- Q. 繁忙期以外の時期は何をすればよいですか
- A. スタッフ研修やホームページの記事作り、事前相談会の準備などに時間を使いやすい時期です。催しを開く際は目的をはじめから案内に明記することが大切です。
